Najwyższa Izba Kontroli wraz z Regionalnymi Izbami Obrachunkowymi przeprowadziły w drugim półroczu 2004 roku kontrolę funkcjonowania gospodarstw pomocniczych jednostek sektora finansów publicznych. Kontrolą objęto działalność 41 gospodarstw pomocniczych państwowych jednostek budżetowych oraz 50 gospodarstw pomocniczych jednostek samorządowych za okres 2003 r. i I półrocza 2004 r.
Jej wyniki pozwoliły na zidentyfikowanie obszarów nieprawidłowości w zakresie organizacji, gospodarki finansowej i sprawozdawczości gospodarstw, mających wpływ na efekty ich działalności, a także na przejrzystość rozliczeń i dały podstawę do sformułowania szeregu wniosków w tym zakresie.
Przedstawiając wyniki kontroli w gospodarstwach pomocniczych państwowych jednostek budżetowych należy zwrócić uwagę na następujące problemy.
Brak wymaganego przepisami prawa, organizacyjnego wyodrębnienia działalności niektórych gospodarstw z działalności jednostki budżetowej uniemożliwiał prawidłowe ustalenie kosztów ich działalności, które powinny być pokrywane z uzyskiwanych przychodów własnych. Dotyczyło to w szczególności nieuwzględnienia w kosztach działalności gospodarstwa, kosztów pracy świadczonej na jego rzecz przez pracowników macierzystej jednostki budżetowej, których wynagrodzenia finansowane były przez te jednostki. Niezależnie od prawnych i ekonomicznych skutków braku wyodrębnienia, w przypadku personalnego łączenia funkcji kierowniczych w gospodarstwie i macierzystej jednostce budżetowej, np. pełnienia funkcji kierownika gospodarstwa przez kierownika jednostki macierzystej, ograniczano możliwość sprawowania rzetelnej kontroli nad działalnością gospodarstwa.
Stwierdzane w wielu gospodarstwach niezgodne z przepisami świadczenie usług na rzecz jednostki macierzystej poniżej kosztów własnych (a nawet nieodpłatnie), negatywnie wpływało na ich wynik finansowy i wysokość wpłat do budżetu państwa. Niezrozumiała była przy tym argumentacja, że przecież taki sposób rozliczeń powoduje oszczędności w wydatkach jednostki budżetowej. Zmniejszenie wydatków budżetowych tej jednostki de facto oznaczało bowiem jedynie zmianę sposobu i źródeł finansowania wydatków, a w efekcie uniemożliwiało ustalenie faktycznych kosztów jej działalności.
Liczne nieprawidłowości w zakresie sporządzania i ewidencjonowania dowodów księgowych oraz stosowania systemów rachunkowości niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości wpłynęły także negatywnie na rzetelność sporządzanych przez gospodarstwa sprawozdań budżetowych a tym samym ograniczenie ich funkcji informacyjnej.
Wiele do życzenia pozostawiała efektywność funkcjonowania niektórych gospodarstw. Niekorzystne, ujemne wskaźniki rentowności wskazujące na trwałą utratę zdolności do samofinansowania działalności stwierdzono w 6 z 41 objętych kontrolą gospodarstw przy czym w znacznie większej ich liczbie wystąpiły podobne negatywne tendencje o charakterze okresowym. Warto także wspomnieć, że nawet w przypadku osiągania przez gospodarstwo dodatniego wyniku finansowego, nie zawsze przekłada się to na pozytywną ocenę efektywności jego działania. Charakterystyczny przykład największego w kraju gospodarstwa pomocniczego – Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – wskazuje, że pomimo osiągania znaczącego zysku na działalności ogółem, znacząca część rodzajów działalności (np. gospodarka wczasowo-hotelowa i transportowa) przynosi straty. Uprzywilejowana pozycja tego gospodarstwa, umożliwiająca uzyskiwanie wysokich dochodów z publikacji obowiązkowych ogłoszeń o wynikach finansowych firm w dziennikach urzędowych, nie sprzyja jego aktywności w poprawianiu rentowności w innych obszarach działalności. Przykład ten, ale także i inne opisane wyżej nieprawidłowości oraz niekorzystne wyniki ekonomiczne gospodarstw wskazują na skalę zaniedbań w zakresie prowadzenia rzetelnej analizy ekonomicznej rentowności realizacji zadań jednostek publicznych w formie gospodarstwa pomocniczego. Świadczą one także o braku lub nieskuteczności przyjętych w gospodarstwach pomocniczych systemów wewnętrznej kontroli finansowej, jak również nadzoru sprawowanego nad ich działalnością przez macierzyste jednostki budżetowe. Ta generalna konkluzja i wynikające z niej wnioski zarówno dla kierowników gospodarstw jak i nadzorujących ich przełożonych, powinny przełożyć się na konkretne działania i istotną poprawę w zakresie gospodarowania środkami publicznymi.
Funkcjonowanie gospodarstwa pomocniczego ma bowiem tylko wtedy sens, gdy stymuluje oszczędności w kosztach realizacji zadań jednostki macierzystej obciążających budżet państwa, poprzez wydajniejsze i efektywniejsze wykorzystanie przydzielonych mu środków i składników majątkowych, a także poprzez uzyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania tych zadań.
Jednocześnie działalność gospodarstwa musi być prowadzona przy spełnieniu określonych przepisami prawa warunków jego funkcjonowania. W innym przypadku, należałoby rozważyć czy jego funkcjonowanie jest celowe.
Wyniki kontroli przeprowadzonych w gospodarstwach pomocniczych jednostek samorządowych wskazały, podobnie jak w przypadku gospodarstw jednostek państwowych, na brak wyodrębnienia organizacyjnego z jednostki macierzystej, niespełnianie wymogu samofinansowania skutkujące pokrywaniem deficytu z dotacji budżetowych otrzymywanych od jednostek macierzystych, stosowanie wadliwych systemów rachunkowości oraz nierzetelnej sprawozdawczości. Braki precyzyjnego określenia procesów gospodarczych zachodzących w jednostkach jak również niestosowanie w praktyce wszystkich unormowań organizacyjnych, powodowały zakłócenia w przepływie informacji wewnątrz jednostek oraz objawiały się w nierzetelnym opracowywaniu finansowej dokumentacji źródłowej. Brak było właściwej kontroli dokumentów finansowych, w zakresie sprawdzania ich poprawności formalnej, jak również zgodności ze stanem faktycznym.
Ustalenia kontroli wskazały także na brak w gospodarstwach zaplecza sprzętowego i kadrowego do samodzielnego realizowania zadań oraz, wątpliwe z celowościowego punktu widzenia, realizowanie takich samych usług przez gospodarstwo i jednostkę macierzystą.