Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła w I połowie 2004 roku – z własnej inicjatywy – kontrolę wywiązywania się organów administracji publicznej z obowiązku udostępniania informacji publicznej w województwie podlaskim. Kontrola została przeprowadzona przez Najwyższą Izbę Kontroli Delegaturę w Białymstoku w 16 jednostkach: Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, 2 starostwach, 2 miastach na prawach powiatu i 10 gminach.
Celem kontroli była ocena realizacji ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej [1], zwłaszcza w zakresie zapewnienia rzeczywistego i równego dostępu do aktualnych i rzetelnych informacji publicznych, dotyczących m.in. działalności władz publicznych, stanu środowiska, finansów publicznych oraz przepisów prawa, w tym lokalnego, a ponadto w zakresie wdrożenia i funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej (teleinformatycznego publikatora urzędowego) oraz przygotowania organizacyjnego i finansowego jednostek do udostępniania informacji publicznych.
Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania administracji samorządowej i rządowej województwa podlaskiego związane z wdrożeniem ustawy o dostępie do informacji publicznej, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Wdrożenie tej ustawy, w tym uruchomienie Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), a w województwie podlaskim – także portalu internetowego WROTA PODLASIA (staraniem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego) ułatwiło dostęp do informacji publicznej, zwłaszcza dotyczącej przedmiotu działania, zasad funkcjonowania, struktury i organizacji oraz obsady personalnej organów administracji publicznej. W mniejszym stopniu polepszył się dostęp do informacji publicznej na obszarach wiejskich ze względu na mały stopień ich informatyzacji i fakt, że ludność wiejska w niewielkim stopniu korzysta z internetu. Zarazem kontrola wykazała, że zainteresowanie ludności uprawnieniami wynikającymi z ustawy o dostępie do informacji publicznej jest niewielkie, a na terenach wiejskich wręcz znikome.
W kontrolowanej działalności wystąpiły istotne uchybienia i nieprawidłowości związane z:
· zaniechaniem upublicznienia oświadczeń majątkowych i o działalności gospodarczej radnych oraz członków kierownictwa urzędów gmin, wymaganych przepisami art. 24i i 24j ustawy o samorządzie gminnym,
· opieszałym lub fragmentarycznym ogłaszaniu w BIP części informacji wymaganych przez art. 6 ust. 1 pkt 1, 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej,
· zaniechaniu publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym danych budżetowych, wymaganych art. 61 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,
· opieszałej i nierzetelnej publikacji przez Podlaski Urząd Wojewódzki uchwał i sprawozdań budżetowych gmin w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz na oznaczaniu jego numerów datami wcześniejszymi niż data skierowania do druku, wbrew postanowieniom art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o publikowaniu aktów normatywnych i innych aktów prawnych,
· zaniechaniu udostępniania Monitora Polskiego B, mimo obowiązku określonego w art. 26 powołanej ustawy.
Udostępnianie danych za pośrednictwem BIP.
Skontrolowane jednostki w zróżnicowany sposób wywiązywały się z obowiązku ogłaszania informacji na stronach BIP. W największym stopniu obowiązku tego dopełnił Podlaski Urząd Wojewódzki, a w nieco mniejszym Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego. Urzędy gmin i urzędy miejskie zamieszczały znacznie mniej informacji i to przekraczając ustawowy termin ich publikacji (1 lipca 2003 roku i 1 stycznia 2004 roku). Zazwyczaj ograniczano się do zamieszczenia regulaminu i statutu oraz podstawowych informacji o strukturze i organizacji oraz obsadzie personalnej urzędu. Dopiero w 2004 r. (podczas kontroli) uzupełniano BIP, głównie przez zamieszczenie w nim danych budżetowych, uchwał rad gmin oraz oświadczeń majątkowych i o działalności gospodarczej radnych i członków kierownictwa urzędu.
Na stronach BIP brakowało zwłaszcza danych o majątku jednostek, ich budżecie, prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach (podlegających ogłoszeniu od 1 lipca 2003 r.) oraz o zamierzeniach i programach działania, stanie przyjmowanych spraw, stanie samorządu i efektach kontroli (od 1 stycznia 2004 r.). Jedna jednostka poprzestała na zamieszczeniu w BIP jedynie regulaminu organizacyjnego.
Z 15 skontrolowanych jednostek samorządowych, zobowiązanych do publikacji oświadczeń majątkowych i o działalności gospodarczej radnych i kierownictwa urzędu, jedynie 2 podały do publicznej wiadomości wszystkie wymagane oświadczenia, a 3 w ogóle nie ujawniły oświadczeń. Pozostałe jednostki ograniczyły się głównie do publikacji oświadczeń majątkowych radnych lub kierownictwa urzędu (wójta, skarbnika, sekretarza).
Udostępnianie wybranych informacji, w tym budżetowych.
Publikacja uchwał i sprawozdań budżetowych w Dzienniku Urzędowym nie zapewniała pełnego upublicznienia danych budżetowych. Dzienniki z uchwałami i sprawozdaniami ukazywały się często po kilku miesiącach od ich przyjęcia, a nawet już po zakończeniu roku budżetowego, którego dotyczyły publikowane uchwały. Również nakład dziennika urzędowego był niewielki (125-180 egz.), a zamawiały go głównie gminy i powiaty oraz niektóre instytucje publiczne. W tej sytuacji walor informacyjny dziennika urzędowego jest znikomy. Ponadto wojewodowie nie dysponują środkami umożliwiającymi wyegzekwowanie od gmin obowiązku publikacji materiałów budżetowych. Niewielka była dostępność danych o finansach publicznych, gdyż urzędy ograniczały się do przedstawiania danych budżetowych na sesjach rad i do przesyłania ich radnym, a czasem także sołtysom.
Aż ponad połowa gmin województwa podlaskiego zaniechała publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym zmian w budżecie, a 1/3 gmin – sprawozdań z wykonania budżetu. Z 12 zobowiązanych urzędów gmin (wiejskich) 4 urzędy nie publikowały danych budżetowych nawet w BIP lub podjęły ich publikację dopiero w I kw. 2004 r. Głównymi przyczynami tego stanu rzeczy była niska świadomość lub zlekceważenie obowiązku publikacji danych budżetowych oraz trudności techniczne związane z publikacją.
Niemal zupełnie zlekceważono obowiązek bezpłatnego udostępniania ludności Monitora Polskiego B zawierającego sprawozdania finansowe wybranych przedsiębiorców. Udostępniały go jedynie 4 z 16 skontrolowanych, gdyż zainteresowanie tym wydawnictwem było minimalne.
Informatyczny system wspomagania zarządzania województwem i portal WROTA PODLASIA
Urząd Marszałkowski przystąpił do realizacji ambitnego zadania „Budowa i pilotażowe wdrożenie informatycznego systemu wspomagania zarządzania województwem przez administrację samorządową”, objętego Kontraktem Wojewódzkim z 2001r. i zakładającego objęcie informatycznym systemem zarządzania całej administracji rządowej i samorządowej województwa podlaskiego. Łączny koszt i okres realizacji tego zadania nie jest jeszcze znany (w 2002 r. pełen jego koszt szacowano wstępnie na 59,5 mln zł).
Do końca marca 2004 r. Urząd Marszałkowski zrealizował I etap tego zadania kosztem 5.289,9 tys. zł, w tym 4.449,9 tys. zł stanowiło – dotację budżetu państwa, 300 tys. zł – środki własne Urzędu Marszałkowskiego, a 540 tys. zł – środki 12 gmin i powiatów, objętych pilotażowym wdrożeniem systemu zarządzania. Uruchomiono m.in. informatyczny system zarządzania urzędem wraz z platformą sprzętowo-programową (wdrażane w Urzędzie Marszałkowskim oraz w 12 wybranych jednostkach pilotażowych) oraz portal internetowy WROTA PODLASIA. Urząd Marszałkowski prowadzi prace analityczne i koncepcyjne mające na celu kontynuację realizacji zadania.
Portal WROTA PODLASIA – uruchomiony łącznym kosztem 561.060 zł ze środków Kontraktu Wojewódzkiego – nie jest jeszcze w pełni wykorzystywany. Pełni on bowiem jedynie rolę serwisu informacyjnego, nie udostępnia zaś usług publicznych on-line (przez Cyfrowy Urząd). Urząd Marszałkowski, mimo podjętych starań, nie uzyskał bowiem potrzebnego oprogramowania (aplikacje integracyjne) oraz mocy serwerowej.
Na portalu uruchomiono natomiast witryny BIP, które Urząd Marszałkowski nieodpłatnie udostępnił łącznie 74 jednostkom (40 podległym i 34 samorządowym). Większość jednostek samorządowych województwa podlaskiego (90 gmin i 8 powiatów) i 4 jednostki podległe nie skorzystały jednak z tej możliwości, gdyż Urząd Marszałkowski stosunkowo późno przystąpił do tego przedsięwzięcia i nie zadbał o należyte jego rozpropagowanie. W efekcie 3 jednostki podległe samorządowi województwa w ogóle nie uruchomiły stron BIP, a 1 uruchomiła ją własnym kosztem 1.342 zł w 2003 r. i 366 zł w I kw. 2004 r. W ocenie NIK wydatek ten był niegospodarny, podobnie jak zlecenie ze środków własnych przez Urząd Marszałkowski prywatnemu wykonawcy łącznym kosztem 21.600 zł prac, związanych z uruchomieniem portalu oraz tymczasowego BIP (funkcjonującego od końca czerwca do końca sierpnia 2003 r.). Prace o podobnym zakresie były zarazem wykonywane przez drugiego wykonawcę, opłaconego ze środków Kontraktu Wojewódzkiego.